Sap Travel Management 

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 La solución de SAP TRAVEL MANAGEMENT puede configurarse con diferentes escenarios,  la solución se divide en tres módulos principales, estos submódulos pueden trabajar independientemente o integrados en una única solución o bien utilizar únicamente un submódulo, según las necesidades de cada cliente.

Ophycus lleva ya un largo recorrido implementado la solución de SAP TRAVEL MANAGEMENT, nuestra experiencia y know-how nos ha llevado a cabo desarrollar e integrar nuevas funcionalidades al sistema SAP para ahorrar costes organizativos.

Los objetivos principales de implementación de la solución son la reducción y control de costes en viajes de la organización.

Brevemente os describimos las características principales de los módulos que componen la solución, si necesita más información no dude en contactar con nosotros.

•  Solicitud de viajes

Este módulo gestiona las solicitudes de viajes, por ejemplo un empleado antes de iniciar un viaje va a necesitar una serie de servicios como puede ser un hotel, un vuelo, un coche alquiler, etc o bien anticipos de viajes, el empleado a través de la aplicación solicita el viaje rellenando toda la información.

Una vez solicitado el viaje para llevar un control esta solicitud debe ser aprobada por un superior directo, el superior controla si la solicitud cumple la normativa de la compañía y puede autorizar dicha solicitud o bien rechazarla para que el empleado la vuelva a cumplimentar cumpliendo la normativa o bien no viaje. Una vez aprobado el viaje el empleado ya tiene permiso para poder realizar el viaje.

Una vez que se apruebe el viaje se puede enviar a una agencia de viajes la solicitud o el empleado se reserva el viaje manualmente, o bien se integra con el siguiente módulo de planificación de viajes.

Las mejoras que hemos introducido a la aplicación son las siguientes:

Con las implementaciones de Ophycus podrá tener la posibilidad de cancelar una solicitud de viajes, una mejora de estética del formulario de solicitud de viajes, cuando el manager o superior directo rechaza un viaje o se cancela la posibilidad de introducir motivos de rechazo.

Configuración de Workflow y envío de mensajes en todo el ciclo de vida de la solicitud de viajes.

Poder seleccionar e informar en la solicitud de viajes sus hoteles concertados, categorías de vehículos de rent a car, ampliación de la lista de servicios que tiene SAP, información de contacto en caso de emergencia, posibilidad de elección de agencia de viajes.

Informes.

Tenemos otras mejoras para intentar ahorrar en costes en la solicitud de viajes.

Integración con la planificación y/o liquidación.

• Planificación de viajes

A través de la conexión a GDS como por ejemplo Amadeus, el empleado podrá solicitar los servicios independientes de información sobre vuelos, hoteles, vehículos de alquiler y trenes, además de Reservar online de vuelos, habitaciones de hotel y vehículos de alquiler.

Permite configurar las políticas de viaje de la compañía para consultas y reservas de servicios de un viaje.
La aplicación le permite  elaborar un catálogo de hoteles específico para la empresa.
Visualización mediante informes los acuerdos con prestatarios de servicios de viaje.
Informes sobre los viajes realizados para analizar la conducta de los empleados en los mismos o para ayudar en las negociaciones con los prestatarios de servicios de viaje.
Integración completa de los datos en Liquidación de gastos de desplazamiento.

• Liquidación de viajes.

En el proceso de  liquidación de gastos de desplazamiento se puede liquidar los gastos de viajes de los empleados que realizan viajes de negocios.

Según la política de gastos de desplazamiento de su organización, lo empleados introducen, verifican y liquidan los comprobantes de gastos, una vez introducidos los comprobantes de sus gastos, según la política de la organización se verificará y se pagará al empleado los gastos del desplazamiento.

La remuneración de los gastos incurridos se podrá liquidar mediante fichero bancario o bien mediante nómina.

Archivado de los comprobantes de gastos.

Los gastos pagados mediante tarjetas corporativas, se podrán introducid automáticamente en la liquidación del viaje.

Integración completa con el modulo Finanzas, con el traspaso al registro contables de las liquidaciones de los empleados.

• Información BI.

Mediante el modulo BI, se configuran los informes a diferentes niveles operativos de la corporación.